1.Jelaskan profesi dan
sertifikasi manajemen proyek!
Profesi adalah suatu jurusan yang memerlukan pendidikn dan latihan serta
melibatkan kecakapan intelektual. Banyak profesi dimasyarakat yang telah diakui secara formal, seperti akuntan,
ekonom, dokter, pengacara, insinyur, dan lain-lain. Profesi tersebut dibedakan satu dengan yang lain
atas dasar macam pendidikan dan penguasaan disiplin ilmu dan latihan yang telah
ditempuh dan diselesaikan sebelum memberikan pelayanan kepada masyarakat. Sifat
pelayanan profesi bervariasi. Dokter atau pengacara mempunyai kontak langsung
dengan pelanggan, sedangkan insinyur atau ekonom umumnya digaji oleh badan atau
perusahaan tempat mereka bekerja. Langkah penting untuk mendapat pengakuan
masyarakat atas profesi adalah memiliki “lisensi” oleh otoritas atau badan
resmi yang dibentuk untuk maksud tersebut. Maksud adanya lisensi ini memberi
tanda bahwa pemegangnya telah kompeten dalam bidangnya. Dengan bertambah
besarnya macam jasa dan produk yang dihasilkan oleh perkembangan dunia modern,
tumbuh kecenderungan yang bertambah besar akan perlindungan terhadap pemakai
jasa dan konsumen yang menyebabkan kompetisi, maka beberapa kalangan
perkumpulan profesi telah memperkenalkan ide sertifikat sebagai salah satu
jalan untuk melindungi pemakai jasa dan juga mengakui pemilik profesi.
Sertifikat umumnya dikeluarkan dan diadministrasikan oleh perkumpulan
profesi yang bersangkutan atau badan pemerintah yang berwenang, setelah
memenuhi berbagai macam persyaratan seperti pendidikan, pengalaman dan ujian.
Umumnya masyarakat pemakai layanan tersebut menilai dan menerima status profesi
dengan melihat sertifikat yang dimilikinya dari lembaga yang berwenang sebagai
tanda pengakuan formal. Bila dikaji sifat dan “magnitude” peranan serta
kontribusi MP dalam mewujudkan gagasan menjadi kenyataan fisik, misalnya produk
atau instalasi hasil kegiatan proyek suatu kegiatan yang berkompetisi ragam dan jumlahnya semakin meningkat sesuai dengan
dimensi dan kecangihan produk yang diinginkan, maka wajarlah kalau profesi MP
dikodefikasi, distandarisasi dan disertifikasi sebagaimana profesi lain
tersebut di atas.
2. Jelaskan hal apa
saja yang mempengaruhi dalam membantu dan memperburuk proyek!
Proyek
lebih mungkin untuk berhasil ketika Project Manager mempengaruhi orang menggunakan
: Keahlian dan tantangan pekerjaan.
Proyek lebih mungkin untuk gagal ketika Project Manager terlalu bergantung pada : Kewenangan,Uang, dan Hukuman.
Proyek lebih mungkin untuk gagal ketika Project Manager terlalu bergantung pada : Kewenangan,Uang, dan Hukuman.
Improving
Effectiveness-Covey’s 7 Habits
7 kebiasaan Covey’s untuk meningkatkan efektifitas proyek :
• Jadilah proaktif
• Mulailah dengan akhir dalam pikiran
• Masukan hal pertama yang pertama
• Pikirkan menang / menang
• Carilah pertama untuk memahami, maka harus dipahami
• bersinergi
• Mengasah melihat
7 kebiasaan Covey’s untuk meningkatkan efektifitas proyek :
• Jadilah proaktif
• Mulailah dengan akhir dalam pikiran
• Masukan hal pertama yang pertama
• Pikirkan menang / menang
• Carilah pertama untuk memahami, maka harus dipahami
• bersinergi
• Mengasah melihat
3.Jelaskan proses
proyek communication management!
Komunikasi
Proyek Manajemen Pengetahuan daerah menyediakan link penting antara orang,
gagasan, dan informasi pada semua tahap dalam siklus hidup proyek. Manajer
proyek harus menghabiskan sekitar 90% dari waktu mereka berkomunikasi. Proses
formal membantu dalam pengambilan keputusan dan membantu untuk mencapai proyek
yang sukses.
Proses Manajemen Komunikasi Proyek adalah:
Proses Manajemen Komunikasi Proyek adalah:
- Perencanaan Komunikasi
Komunikasi perencanaan adalah proses
memastikan kebutuhan informasi dan komunikasi stakeholder proyek. Proses ini
biasanya terjadi sebagai bagian dari Grup Proses Perencanaan.
·
Distribusi
Informasi
Distribusi Informasi adalah proses meyakinkan para stakeholder proyek memiliki informasi yang dibutuhkan tersedia secara tepat waktu. Proses ini terjadi di seluruh Grup Proses Pelaksana.
Distribusi Informasi adalah proses meyakinkan para stakeholder proyek memiliki informasi yang dibutuhkan tersedia secara tepat waktu. Proses ini terjadi di seluruh Grup Proses Pelaksana.
- Pelaporan
kinerja
Pelaporan Kinerja adalah proses mengumpulkan dan mendistribusikan informasi proyek kinerja termasuk pelaporan status, pengukuran kemajuan, dan peramalan. Proses ini terjadi dalam Monitoring dan Pengendalian Proses Grup. - Mengelola Stakeholder
Mengelola Stakeholder terjadi dalam
Monitoring dan Pengendalian Proses Grup. Mengelola stakeholder berkaitan dengan
memuaskan kebutuhan para stakeholder proyek dan menyelesaikan setiap isu yang
diangkat oleh stakeholder proyek.
Ini adalah ide yang baik untuk mengingat bahwa kegiatan dan tanggung jawab dalam proses di atas akan tergantung pada proyek di tangan. Sebuah proyek yang lebih kecil jelas tidak akan memiliki standar komunikasi yang sama sebagai proyek yang lebih besar. Titik penting adalah bahwa semua komunikasi harus efektif, akurat, dan perhatian dari persyaratan proyek. Proses proyek komunikasi menyediakan metodologi untuk berhasil menerapkan strategi komunikasi proyek Anda. Selain meyakinkan stakeholder informasi dan terlibat dalam proyek.
Perencanaan
komunikasi atau communication plan yang terdapat pada proyek Magna Building ini
dibagi menjadi dua yaitu secara internal dan eksternal. Untuk komunikasi
eksternal dilakukan kepada stakeholder pada proyek ini antara lain komunikasi
kepada owner, subkontraktor, supplier, serta pihak terkait lainnya seperti
penduduk sekitar lokasi proyek. Bentuk komunikasi eksternal yang digunakan
antara lain adalah rapat, laporan, memo, dan lain-lain. Untuk komunikasi
internal dilakukan kepada anggota yang terdapat dalam organisasi proyek.Bentuk
komunikasi internal dibagi menjadi tiga, yang pertama adalah formal atau tidak
formalnya komunikasi. Untuk komunikasi formal dilakukan melalui rapat dan
laporan, sedangkan untuk komunikasi yang tidak formal dilakukan dengan memo
serta media telekomunikasi elektronik seperti handphone (telepon genggam) dan
email (surat elektronik).
Bentuk
komunikasi internal yang kedua adalah tertulis atau tidak tertulisnya
komunikasi. Untuk komunikasi tertulis dapat berupa memo atau surat
pemberitahuan, sedangkan untuk komunikasi tidak tertulis adalah bentuk
komunikasi yang langsung dilakukan kepada pihak terkait (tatap muka) tanpa
pemberitahuan sebelumnya. Dan bentuk komunikasi internal yang ketiga adalah
komunikasi dilakukan secara vertikal atau horizontal. Untuk komunikasi vertikal
merupakan instruksi seperti komunikasi project manager (PM) kepada site manager
(SM), sedangkan untuk komunikasi horizontal merupakan koordinasi seperti
komunikasi quality control (QC) dengan safety officer.
Informasi
yang terkandung dalam Rencana Manajemen Komunikasi (Communication Management
Plan ), antar lain :
- Kebutuhan-kebutuhan komunikasi stakeholders
- Informasi yang akan dikomunikasikan, termasuk formatnya, isinya dan level detailnya
- Orang yang bertanggung jawab untuk memberikan informasi yang dimaksud
- Orang yang harus menerima informasi yang dimaksud
- Frekuensi/jadwal untuk menghasilkan informasi,misalkan mingguan, tiap tanggal 1, dst
- Metoda untuk mendapatkan informasi, seperti memo, email, telepon, dsb
- Metoda untuk memperbaharui rencana manajemen komunikasi sejalan dengan kemajuan dan pembangunan proyek
- Metoda untuk menyelesaikan masalah yang tidak dapat diselesaikan di level bawah dilakukan mengingat pentingnya mendapatkan informasi proyek bagi orang yang tepat, pada waktu yang tepat dengan format yang padat informasi.
- Manajer proyek dan tim proyek harus dapat memutuskan cara terbaik untuk mendistribusikan informasi proyek.
Isu
penting dalam Distribusi Informasi:
- Penggunaan teknologi
- Cara formal atau informal
- Penanganan informasi yang sangat penting agar dapat didistribusikan dengan efektif dan tepat waktu
- Memilih media yang cocok untuk berkomunikasi
- Pemahaman akan teknik komunikasi individual atau berkelompok
- Teknik menyampaikan berita “buruk”
- Pengaturan jumlah jalur komunikasi
Informasi
yang terkandung didalamnya, antara lain :
- Status reports, yang berisi tentang sejauh mana proyek sudah berjalan dalam kerangka ruang lingkup, waktu dan biaya. (Sudah berapa biaya yang digunakan, berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan sebuah aktivitas, apakah pekerjaan sudah dilaksana sesuai rencana,dsb).
- Progress reports menggambarkan sejauh mana tim proyek sudah menyelesaikan pekerjaannya. Biasanya berupa laporan rutin.
- Peramalan, berisi gambaran kecenderungan proyek akan berhasil atau tidak berdasarkan apa yang sudah dikerjakan sampai titik tertentu ketika proyek sudah berjalan.
4. Jelaskan sumber
resiko dalam suatu proyek TI!
Data statistik memperlihatkan bahwa
lebih banyak proyek-proyek teknologi informasi yang menemui kegagalan daripada
yang dipandang berhasil. Setidak-tidaknya ada 5 (lima) tipe kegagalan yang
mendominasi kasus-kasus pelaksanaan proyek, yaitu:
• Gagal dalam mencapai target yang diinginkan karena kesulitan dalam tahap implementasi;
• Kebutuhan akan biaya implementasi yang jauh lebih besar daripada yang telah dianggarkan dan dialokasikan sebelumnya;
• Waktu implementasi yang jauh lebih lama daripada yang direncanakan dan diperkirakan;
• Kinerja sistem yang secara teknis jauh daripada yang diharapkan; dan
• Sistem yang tidak kompatibel dengan pilihan perangkat keras dan perangkat lunak yang ada.
Dalam salah satu teorinya Warran McFarlan menyatakan bahwa paling tidak ada tiga dimensi yang secara langsung berpengaruh terhadap tingkat resiko pelaksanaan proyek sistem informasi (Applegate et.al., 1999):
1. Ukuran dan Batasan Proyek, dimana semakin besar ukuran proyek akan semakin besar resiko yang harus dihadapi. Besarnya ukuran sebuah proyek tidak saja ditentukan oleh banyaknya sumber daya yang terlibat (finansial, manusia, peralatan, dsb.), namun tergantung pula lamanya proyek tersebut dilaksanakan (mulai dari tahap perencanaan sampai dengan implementasi).
2. Penguasaan Teknologi, dimana semakin tinggi kompetensi dan keahlian para anggota proyek terhadap teknologi yang dipergunakan dalam proyek, akan semakin kecil resiko yang harus dihadapi. Pengalaman dalam mengerjakan penugasan sejenis merupakan salah satu karakteristik yang harus dimiliki oleh tim pelaksana proyek. Di sisi lain, tingkat kecanggihan teknologi juga secara langsung mempengaruhi resiko proyek yang dilaksanakan. Dengan kata lain, semakin melibatkan teknologi tinggi (state-of-the-art) biasanya akan semakin meningkatkan resiko yang ada.
3. Struktur Proyek merupakan dimensi yang paling kritikal, yang merupakan ciri khusus proyek-proyek sistem dan teknologi informasi. Sebuah proyek sistem informasi dikatakan memiliki struktur apabila target output yang ingin dihasilkan tidak berubah sejalan dengan dinamika lingkungan dimana sistem informasi tersebut berada. Sebaliknya, sebuah proyek sistem informasi dikatakan tidak memiliki struktur apabila target output yang ingin dihasilkan sangat bergantung dengan lingkungan dimana sistem informasi tersebut berada; sedikit perubahan pada komponen lingkungan, akan mengakibatkan perubahan pada beberapa aspek pelaksanaan proyek. Tentu saja semakin terstruktur sebuah proyek, akan semakin memperkecil resiko yang dihadapi.
• Gagal dalam mencapai target yang diinginkan karena kesulitan dalam tahap implementasi;
• Kebutuhan akan biaya implementasi yang jauh lebih besar daripada yang telah dianggarkan dan dialokasikan sebelumnya;
• Waktu implementasi yang jauh lebih lama daripada yang direncanakan dan diperkirakan;
• Kinerja sistem yang secara teknis jauh daripada yang diharapkan; dan
• Sistem yang tidak kompatibel dengan pilihan perangkat keras dan perangkat lunak yang ada.
Dalam salah satu teorinya Warran McFarlan menyatakan bahwa paling tidak ada tiga dimensi yang secara langsung berpengaruh terhadap tingkat resiko pelaksanaan proyek sistem informasi (Applegate et.al., 1999):
1. Ukuran dan Batasan Proyek, dimana semakin besar ukuran proyek akan semakin besar resiko yang harus dihadapi. Besarnya ukuran sebuah proyek tidak saja ditentukan oleh banyaknya sumber daya yang terlibat (finansial, manusia, peralatan, dsb.), namun tergantung pula lamanya proyek tersebut dilaksanakan (mulai dari tahap perencanaan sampai dengan implementasi).
2. Penguasaan Teknologi, dimana semakin tinggi kompetensi dan keahlian para anggota proyek terhadap teknologi yang dipergunakan dalam proyek, akan semakin kecil resiko yang harus dihadapi. Pengalaman dalam mengerjakan penugasan sejenis merupakan salah satu karakteristik yang harus dimiliki oleh tim pelaksana proyek. Di sisi lain, tingkat kecanggihan teknologi juga secara langsung mempengaruhi resiko proyek yang dilaksanakan. Dengan kata lain, semakin melibatkan teknologi tinggi (state-of-the-art) biasanya akan semakin meningkatkan resiko yang ada.
3. Struktur Proyek merupakan dimensi yang paling kritikal, yang merupakan ciri khusus proyek-proyek sistem dan teknologi informasi. Sebuah proyek sistem informasi dikatakan memiliki struktur apabila target output yang ingin dihasilkan tidak berubah sejalan dengan dinamika lingkungan dimana sistem informasi tersebut berada. Sebaliknya, sebuah proyek sistem informasi dikatakan tidak memiliki struktur apabila target output yang ingin dihasilkan sangat bergantung dengan lingkungan dimana sistem informasi tersebut berada; sedikit perubahan pada komponen lingkungan, akan mengakibatkan perubahan pada beberapa aspek pelaksanaan proyek. Tentu saja semakin terstruktur sebuah proyek, akan semakin memperkecil resiko yang dihadapi.
5. Rangkuman semua bab
dari 12 materi!
1.Pengenalan Manajemen
Pengertian Manajemen
Manajemen adalah seni
menyelesaikan pekerjaan melalui orang lain.
Pengertian
menurut beberapa ahli:
Mary Parker Follet
berarti bahwa seorang manajer bertugas
mengatur dan mengarahkan orang lain untuk mencapai tujuan organisasi.
Ricky W. Griffin
mendefinisikan manajemen sebagai sebuah proses
perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian, dan pengontrolan sumber
daya untuk mencapai sasaran (goals) secara efektif dan efesien.
Pengertian
Proyek
Proyek adalah usaha sementara yang dilakukan untuk menghasilkan
produk, layanan, atau hasil yang unik.Proyek berakhir ketika tujuannya
tercapai, atau proyek telah diakhiri. Proyek bisa besar atau kecil dan memerlukan waktu
singkat atau lama untuk diselesaikan
Manajemen
Poyek
Manajemen proyek adalah sebuah disiplin
keilmuan dalam hal perencanaan, pengorganisasian, pengelolaan (menjalankan
serta pengendalian), untuk dapat mencapai tujuan-tujuan proyek.
2. Konteks Manajemen Proyek dan TI
Sistem metodologi pengembangan (SDLC, membuat prototip, RAD,
pembelian siklus hidup) yang dibahas di dalam chapter sebelumnya adalah suatu
pendekatan untuk mencapai suatu solusi teknologi informasi. Manajemen proyek
adalah aplikasi dari metodologi ini dan pengetahuan lain, ketrampilan,
perangkat, dan teknik untuk aktivitas proyek.
Meskipun proyek berubah-ubah menurut ukuran, ruang lingkup,
durasi waktu, dan keunikan, beberapa proyek mengacu pada tiga karakteristik
siklus hidup:
1.
Tingginya risiko dan ketidak pastian saat memulai proyek tersebut.
2.
Tingginya kemampuan dari pemegang saham untuk mempengaruhi keperluan produk dan
biaya proyek saat memulai proyek tersebut.
3.
Rendahnya biaya dan mutu yang disusun saat memulai proyek dan tingginya biaya
akhir proyek ke depan, dan mereka menurun dengan cepat sebelum proyek tersebut
berakhir.
Ahli manajemen proyek juga membedakan antara manajemen proyek
dan manajemen program. Manajemen program secara khas mengacu pada suatu karya
jangka panjang dalam menyusun berbagai proyek.
Dalam beberapa hal, “kantor program” mungkin dibentuk untuk
memastikan bahwa proyek individu dikoordinir dengan proyek lain yang sedang
dilaksanakan di dalam organisasi yang sama, seperti halnya meyakinkan keuangan
dan sumber daya manusia mempengaruhi program secara keseluruhan.
Manajemen proyek TI mengendalikan tiga aspek dari proyek TI
yakni produk yang dihasilkan, waktu, dan biaya. Produk yang dihasilkan proyek
TI dipatok mempunyai fitur sesuai rancangan, memenuhi batasan performance yang
telah ditetapkan dan mudah pemeliharaannya. “Proyek harus diselesaikan dalam
jangka waktu yang telah ditetapkan dengan tingkat keberhasilan yang dapat
ditolerir dan menghabiskan biaya sesuai dengan anggaran.
3. Grup proses manajemen proyek
Dalam
sebuah manajemen proyek terdapat sejumlah proses yang saling berkaitan antara
yang satu dengan yang lainnya. Dan tiap-tiap proses tersebut membentuk suatu
grup proses. Dalam Manajemen proyek terdapat 5 grup proses :
a. Inisiasi
Merupakan tahap awal kegiatan proyek sejak sebuah proyek disepakati untuk dikerjakan. Pada tahap ini, permasalahan yang ingin diselesaikan akan diidentifiasi. Beberapa pilihan solusi untuk menyelesaikan permasalahan juga didefinisikan.Sebuah studi kelayakan dapat dilakukan untuk memilih sebuah solusi yang memiliki kemungkinan terbesar untuk direkomendasikan sebagai solusi terbaik dalam menyelesaikan permasalahan. Ketika sebuah solusi telah ditetapkan, maka seorang manajer proyek akan ditunjuk sehingga tim proyek dapat dibentuk dan berakhir ketika manajer proyek diberikan otoritas juga petunjuk untuk memulai perencanaan.
b. Perencanaan Proyek
a. Inisiasi
Merupakan tahap awal kegiatan proyek sejak sebuah proyek disepakati untuk dikerjakan. Pada tahap ini, permasalahan yang ingin diselesaikan akan diidentifiasi. Beberapa pilihan solusi untuk menyelesaikan permasalahan juga didefinisikan.Sebuah studi kelayakan dapat dilakukan untuk memilih sebuah solusi yang memiliki kemungkinan terbesar untuk direkomendasikan sebagai solusi terbaik dalam menyelesaikan permasalahan. Ketika sebuah solusi telah ditetapkan, maka seorang manajer proyek akan ditunjuk sehingga tim proyek dapat dibentuk dan berakhir ketika manajer proyek diberikan otoritas juga petunjuk untuk memulai perencanaan.
b. Perencanaan Proyek
Mendefinisikan dan merinci tujuan proyek, serta merencanakan aktivitas
aktivitas yang dibutuhkan dalam rangka mencapai tujuan proyek itu sendiri dan
sesuai batasan yang telah disepakati. Sebuah kerangka gagasan – gagasan dalam
menjalankan sebuah manajemen proyek dan demi mensukseskan apa yang menjadi
tujuan manajemen proyek itu dibuat. Eksekusi Proyek dan Pengawasan Proyek
c. Eksekusi
Sebuah rencana eksekusi suatu proyek sangat erat kaitannya dengan estimasi biaya, dimana keduanya saling bergantung dan tidak akan terpenuhi keduanya secara total jika satu diantara keduanya tidak terselesaikan. Biasanya manager suatu proyek tidak terikat secara langsung dalam sebuah jadwal yang kompleks dari sebuah proyek apalagi jika itu adalah sebuah proyek yang berskala besar.Tapi yang harus disadari seorang manajer proyek harus memastikan bahwa proyek harus berjalan apapun hambatan yang mungkin dihadapi.
d. Kontrol
Mengukur dan memonitor secara berkala kemajuan proyek serta mengidentifikasi adanya penyelewengan pelaksanaan dari rencana yang sudah dibuat sebelumnya.
e. Akhir
Melakukan formalisasi hasil proyek berupa barang atau jasa yang dihasilkan dari proyek.
c. Eksekusi
Sebuah rencana eksekusi suatu proyek sangat erat kaitannya dengan estimasi biaya, dimana keduanya saling bergantung dan tidak akan terpenuhi keduanya secara total jika satu diantara keduanya tidak terselesaikan. Biasanya manager suatu proyek tidak terikat secara langsung dalam sebuah jadwal yang kompleks dari sebuah proyek apalagi jika itu adalah sebuah proyek yang berskala besar.Tapi yang harus disadari seorang manajer proyek harus memastikan bahwa proyek harus berjalan apapun hambatan yang mungkin dihadapi.
d. Kontrol
Mengukur dan memonitor secara berkala kemajuan proyek serta mengidentifikasi adanya penyelewengan pelaksanaan dari rencana yang sudah dibuat sebelumnya.
e. Akhir
Melakukan formalisasi hasil proyek berupa barang atau jasa yang dihasilkan dari proyek.
4.Proyek Manajemen Intgrasi
Manajemen Integrasi
Proyek mencakup proses-proses yang diperlukan untuk memastikan bahwa berbagai
elemen dari proyek dikoordinasikan dengan benar. Ini meliputi membuat pilihan
antara tujuan dan alternatif untuk memenuhi atau melampaui kebutuhan
dan harapan stakeholder. Sementara semua proses manajemen proyek yang
integratif sampai batas tertentu, proses yang dijelaskan dalam bab ini
merupakan integratif yang utama.
mencakup
proses-proses yang diperlukan untuk memastikan bahwa berbagai elemen dari
proyek dikoordinasikan dengan benar. Ini meliputi membuat pilihan antara tujuan
dan alternatif untuk memenuhi atau melampaui kebutuhan dan harapan
stakeholder. Sementara semua proses manajemen proyek yang integratif sampai
batas tertentu, proses yang dijelaskan dalam bab ini merupakan integratif yang
utama
1. Pembangunan Rencana Proyek -
mengintegrasikan dan mengkoordinasikan semua rencana proyek agar konsisten,
dokumen yang jelas.
2. Pelaksanaan Rencana Proyek -
melaksanakan rencana proyek dengan melakukan kegiatan yang termasuk didalamnya.
3. Control Perubahan
Terintegrasi - mengkoordinasikan perubahan di seluruh proyek.
5. Ruang Lingkup Manajemen
a. Lingkungan Luar
(Eksternal) terdiri dari :
Lingkungan
Umum, meliputi ekonomi, politik, hukum, sosio cultural (budaya), teknologi,
dimensi internasional (seperti globalisasi dan paham ekonomi), dan kondisi
lingkungan alam.
Lingkungan Khusus (Tugas), meliputi pemilik (stockholder), customer, klien, pemasok (suplier), pesaing, suplai tenaga kerja, badan pemerintah, lembaga keuangan, media, dan serikat pekerja.
Lingkungan Khusus (Tugas), meliputi pemilik (stockholder), customer, klien, pemasok (suplier), pesaing, suplai tenaga kerja, badan pemerintah, lembaga keuangan, media, dan serikat pekerja.
b. Lingkungan Dalam (Internal) terdiri dari :
• Manusia (specialized dan manajerial personal).
• Financial (sumber, alokasi, dan contol dana).
• Fisik (gedung, kantor, dll).
• Sistem dan Teknologi.
• Sistem Nilai dan Budaya Organisasi.
6. Manajemen waktu
Adalah kemampuan untuk mengalokasikan
waktu dan sumber daya (yang terbatas) untuk mencapai tujuan yang kita
kehendaki. Untuk dapat memanajemen waktu yang tepat, kita harus cermat dalam
mengatur porsi baik untuk beribadah (untuk Tuhan), untuk diri sendiri, untuk
bekerja, bahkan untuk kegiatan sosial yang lain.
Untuk mengatur waktu kita dapat menggunakan cara – cara berikut :
Untuk mengatur waktu kita dapat menggunakan cara – cara berikut :
1.
Buatlah rencana harian .
2.
Diawali dengan menentukan prioritas
a. Penting mendesak
b. Penting tidak mendesak
c. Mendesak tidak penting
d. Tidak penting, tidak mendesak
3.
Batasi waktu setiap pekerjaan
4.
Gunakan kalender dan tulislah semua pekerjaan .
5.
Deadline.
6.
Belajar berkata tidak.
7.
Tentukan target lebih awal.
8.
Atur reminder sebelumnya .
9.
Fokus .
7.
Manajemen Biaya
Manajemen Biaya
adalah sistem yang didesain untuk menyediakan informasi bagi manajemen untuk
pengidentifikasian peluang-peluang penyempurnaan, perencanaan strategi, dan
pembuatan keputusan operasional mengenai pengadaan dan penggunaan sumber-sumber
yang diperlukan oleh organisasi.
Sistem Manajemen Biaya Didasarkan Atas
Beberapa Konsep Dasar
·
Konsep Nilai Tambah
·
Konsep Akuntansi Aktivitas
·
Konsep Biaya Target
Pentingnya Manajemen Informasi Dalam
Perusahaan
Manajer bertanggung jawab untuk mengumpulkan
data mentah dan memprosesnya menjadi informasi yang dapat digunakan. Ia harus
memastikan bahwa orang yang ada dalam perusahaan akan dapat menerima informasi
dengan bentuk yang tepat, pada saat yang tepat pula, sehingga informasi
tersebut dapat digunakan untuk mendukung proses manajemen.
Macam-macam Biaya
1) Biaya Bahan
Baku Langsung dan Tidak Langsun
2) Biaya Tenaga
Kerja Langsung dan Tidak Langsung
3) Biaya Tidak
Langsung Lainnya
4) Biaya Tetap
dan Biaya Variabel
5) Biaya per
unit (unit cost) atau biasa disebut biaya rata-rata (average cost)
8.
Manajemen Kualitas
Adalah
sekumpulan kegiatan manajerial seperti merencanakan kualitas, mengorganisasi
kualitas, mengkoordinasi kualitas, mengendalikan dan mengevaluasi kualitas yang
dilakukan oleh setiap fungsi manajemen yang ada dalam organisasi untuk
meningkatkan kinerja dalam artian kualitas kerja. Sekumpulan kegiatan baru
dapat dikatakan sebagai manajemen kualitas bila manajemen puncak menjadikan
kualitas sebagai sasaran dalam rencana bisnis dan menjabarkannya dalam sasaran
dan rencana tahunan yang tersosialisasi sampai tingkat pengambil tindakan.
Quality
Planning
Berarti kemampuan untuk mengantisipasi situasi
dan menyiapkan tindakan untuk membawa hasil yang diinginkan. Penting untuk
mencegah cacat dengan:
·
Memilih bahan yang tepat.
·
Pelatihan dan mengindoktrinasi orang-orang dalam kualitas.
·
Perencanaan proses yang menjamin hasil yang sesuai.
Quality
Assurance
Jaminan kualitas mencakup semua kegiatan yang
berkaitan dengan memenuhi standar kualitas yang relevan untuk sebuah proyek.
Quality
Control
Output utama quality control adalah:
·
Acceptance decisions
·
Rework
9. Manajemen Sumber
Daya
Pengertian
Human Resource Management ialah Bagian atau
divisi dari pada organisasi yang bergerak untuk SDM yang ada di organisasi
tersebut. Manajemen sumber daya manusia adalah suatu ilmu atau cara
bagaimana mengatur hubungan dan peranan sumber daya (tenaga kerja) yang
dimiliki oleh individu secara efisien dan efektif serta dapat digunakan secara
maksimal sehingga tercapai tujuan (goal) bersama perusahaan, karyawan dan
masyarakat menjadi maksimal.
B. Pentingnya Project Human
Resource Management
· Karena HRM merupakan divisi yang dibutuhkan oleh suatu organisasi
dalam mengorganize fungsi dari pada
manajemen.
· Sebagai alat strategi yang sangat penting, yaitu, HRM membantu
organisasi agar tetap mempunyai keunggulan kompetitif.
· Membantu untuk menguatkan. Maksudnya ialah Jika perform dari pada
pelatihan pekerjaan tinggi maka akan meng-upgrade cara kerja dari individual
masing-masing dan juga organisasi terkait.
C. Keys to Managing
People dan Motivasi
1) Melakukan
persiapan dan seleksi tenaga kerja / Preparation and selection
·
Persiapan
·
Rekrutmen tenaga kerja / Recruitment
·
Seleksi tenaga kerja / Selection
2) Pengembangan
dan evaluasi karyawan / Development and evaluation
3) Memberikan
kompensasi dan proteksi pada pegawai / Compensation and protection
4) kompensasi
5) Promosi,
Pemindahan dan Pemisahan
10. Manajemen
Komunikasi
Manajemen merupakan sebuah proses yang khas,
yang terdiri dari tindakan-tindakan: Perencanaan, Pengorganisasian, Penggiatan
dan Pengawasan yang dilakukan untuk menentukan serta mencapai sasaran-sasaran
yang telah ditetapkan melalui pemanfaatan sumber daya manusia dan sumber-sumber
lainnya.
Selanjutnya Harbison dan Myers menggolongkan
manajemen itu menjadi tiga tipe, yaitu:
·
Patrimonial Management
·
Political Management
·
Profesional Management
11. Manajemen Resiko
Manajemen resiko adalah suatu sistem pengawasan risiko
dan perlindungan harta benda, hak milik dan keuntungan badan usaha atau
perorangan atas kemungkinan timbulnya kerugian karena adanya suatu risiko.
Proses pengelolaan risiko yang mencakup identifikasi, evaluasi dan pengendalian
risiko yang dapat mengancam kelangsungan usaha atau aktivitas perusahaan.
Klasifikasi Risiko
·
Risiko yang dapat diukur dan risiko yang tidak dapat diukur
·
Risiko financial dan risiko non financial
·
Risiko statis dan risiko dinamis
·
Risiko fundamental dan risiko khusus
·
Risiko murni dan risiko spekulatif
12. Manajemen Pengadaan
Pengadaan adalah proses memperoleh barang ataupun jasa dari
pihak di luar organisasi. Manajemen Pengadaan adalah proses –proses yang
dilakukan untuk mendapatkan barang dan/atau jasa yang dibutuhkan sebuah proyek
dari luar organisasi yang “didukungnya”
Tahapan Manajemen Pengadaan
·
Perencanaan pembelanjaan dan
pengadaan
· Perencanaan
kontrak kerja sama
· Perencanaan
pembelanjaan dan pengadaan
· Perencanaan
kontrak kerja sama
Pentingnya Outsource
· Untuk
mereduksi biaya
·
Agar organisasi dapat tetap fokus pada bisnis utamanya
·
Mempermudah akses keterampilan dan teknologi
·
Memberikan fleksibilitas
·
Meningkatkan akuntabilitas
Types
of Contracts
·
Fixed Price ( Lump-sum) contracts
·
Cost-reimbursable contracts (CPIF,CPFF,CPCC)
·
Time and material contracts
Sumber: